Errores contables que se pueden solucionar fácilmente
Es común que por falta de organización se cometan algunos
errores contables en las empresas, que a corto o largo plazo, traen consecuencias
negativas.
Aunque es un hecho que la mejor opción es contratar los
servicios de un contable o un asesor, en ocasiones no tenemos otra opción que
involucrarnos directamente en la labor contable de nuestra empresa y en caso de
que estés a cargo de esta área te digo los errores que debes evitar o corregir.
1.- No contemplar los gastos “pequeños”
Es muy común que en la práctica se cometa el mal hábito de
olvidar gastos considerados como pequeños o irrelevantes, y por lo mismo, no
los registres e incluso perdemos los comprobantes de estos.
A la larga estos gastos pueden representar grandes pérdidas
para su negocio, ya que si no sabes cuánto estas gastando y facturando
realmente no podrás deducirlo, y por consiguiente pagarás más impuestos.
Esos gastos no registrados pueden irse acumulando hasta el
final del mes, lo cual los hace difícil de justificar.
SOLUCIÓN
Desarrollar una tabulación para llevar un control de todos
los gastos y clasifícarlos por tipo, esto ayudará a analizar que gastos se
pueden reducir.
Es importante tener medidas de control, de lo contrario
tendrás fallas en la operación de tu organización. Hay que tener control de
gastos como:
- Control de ventas.
- Control de inventarios.
- Control de producción.
Jamás podremos evaluar las pérdidas y ganancias de nuestro
negocio a menos de que se hayan registrado y actualizado apropiadamente todos
los ingresos y los gastos. No lo olvides, hay que hacer un balance general de
nuestras cuentas sin falta cada mes.
2.- “Prestar”
dinero a la empresa
Como dueño de la empresa, seguramente en más de una ocasión
habrás pagado de tus fondos personales ciertas cuentas o gastos, dejando
“pendiente” el reembolso.
En un inicio esto no puede parecer grave, pero a largo
plazo se pueden acumular grandes sumas que equivalen a una pérdida de dinero
para ti y perder la posibilidad de deducir gastos.
LA SOLUCIÓN
Lo mejor es establecer una política que te obligue a solicitar
un comprobante y establecer una fecha límite para efectuar el reembolso. De
esta manera saldrán beneficiados la empresa y el alma caritativa que “presta el dinero”.
3.- Mal manejo
de la “Caja”
Como ya lo mencionamos anteriormente, si no se registran
los gastos y no se cuenta con comprobantes, lo más seguro es que no sabrás en
que se está gastando y al mismo tiempo no podrás hacer deducciones de
impuestos.
Una falta de control de caja chica hace más vulnerable la
empresa a robos y mal manejo del dinero. Debemos crear registros simples, que
incluyan el concepto, la cantidad, la fecha y el comprobante para que la
persona encargada pueda llevar una buena gestión de los recursos.
El mal manejo de la caja chica muchas veces permite robos.
SOLUCIÓN
Si tu negocio maneja un fondo de caja chica, debes de hacer
un formato donde registres cada uno de los gastos, las fechas, el concepto y
alguna otra observación.
Llevar este registro te permitirá saber para qué es usado
el dinero y cuanto queda al final de cada día, esta acción te protegerá de
perder dinero en deducciones de impuestos, además de ya los mencionados
posibles robos.
4.- Olvidarse de
crear copias de seguridad
Actualmente las tecnologías soportan y facilitan mucho el
trabajo de las organizaciones, sin embargo no se está exento de sufrir
problemas que afecten los sistemas con los que contamos, provocando pérdidas de
información.
En estos días podemos ganar tiempo realizando pagos,
compras y depósitos de manera virtual, pero esto hace que muchos olviden
imprimir el comprobante y guardarlo.
SOLUCIÓN
Algo muy importante es tener al día los manuales de
operación (por aquello de que se vaya un empleado llevándose consigo el capital
intelectual) y toda la documentación de la empresa en regla.
5.- Subestimar el uso de la tecnología
Vivimos en una época en la que las herramientas digitales
han venido a facilitar la vida de todos, incluyendo a las empresas.
Dicho lo anterior, resulta increíble que existan
empresarios que aún ven la tecnología como enemigo y se nieguen a utilizar
sistemas o herramientas que les ayuden a optimizar sus procesos y mejorar la
productividad de su empresa.
SOLUCIÓN
Existen plataforma digitales que te ayudaran a optimizar
los procesos contables de tu empresa, desde aplicación gratuitas hasta
proveedores de facturación electrónica.
En el caso de los proveedores de facturación electrónica, tendrás
la ventaja de almacenar de forma electrónica los comprobantes fiscales
digitales de tu empresa y la facilidad de consultarlos en cualquier momento.
Además podrás personalización los comprobantes fiscales
digitales en PDF, envíalos por e-mail de forma inmediata y enviar el archivo
XML para validar la autenticidad del comprobante fiscal digital en cualquier
momento
Utilizar este tipo de herramientas te ayudará a Identificar
las fallas en tu contabilidad rápidamente, te permitirá optimizar tu tiempo y
hacer tu trabajo más productivo, para que tu empresa se vuelva más competitiva.
Seguramente evitar estos errores te permitirá optimizar tú
tiempo, hará tu trabajo más productivo y tu empresa se volverá más competitiva.
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